1. Lo scopo della procedura adottata dal Gruppo ed il suo campo di applicazione
In considerazione dell’introduzione dell’entrata in vigore del D. Lgs. 24/2023, STIGA S.p.A. (di seguito “Società”) ha implementato una procedura di Gruppo per la gestione del whistleblowing, in sostituzione di quanto previsto nel Modello Organizzativo, con l’obiettivo di minimizzare e ridurre il rischio di commissione di reati nello svolgimento delle attività che risultano potenzialmente più esposte (di seguito la “Procedura”).
In forza della Procedura, che istituisce il canale Whistleblowing, tramite accesso alla piattaforma disponibile al seguente link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/stiga, potranno essere segnalate:
i. condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ossia potenzialmente integranti i c.d. reati presupposto;
ii. comportamenti e/o pratiche che violino le disposizioni del Modello Organizzativo, dei Protocolli e delle Procedure interne;
iii. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’Allegato del D.lgs. 24/2023, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’Allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937;
iv. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato; nonché le violazioni delle norme in materia di imposte sulle società;
v. atti o comportamenti che potenzialmente possono vanificare l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea regolanti i settori indicati nei punti precedenti.
Di contro, è assolutamente vietato effettuare delle Segnalazioni che:
i. ineriscono violazioni, condotte, omissioni, che il segnalante non ha fondato motivo di ritenere siano vere;
ii. risultano pretestuose, diffamatorie o calunniose;
iii. hanno natura discriminatoria, in quanto riferite a orientamenti sessuali, religiosi, politici o all’origine razziale o etnica del soggetto Segnalato;
iv. risultano finalizzate unicamente a danneggiare il soggetto Segnalato.
v. in ultima analisi, concretizzano forme di abuso e/o strumentalizzazione della presente Procedura.
2. I Destinatari della Procedura
La Procedura si applica nei confronti dei seguenti soggetti (di seguito, ciascuno, il “Segnalante”):
3. Regole generali per la Segnalazione
Le Segnalazioni verranno ricevute e gestite da un soggetto debitamente nominato da parte della Società (di seguito, il “Gestore”), nel rispetto della specifica nomina e del relativo Regolamento istitutivo.
È data la facoltà al Segnalante di potersi far assistere nella presentazione della Segnalazione da un Facilitatore rispetto al quale verranno osservate le medesime misure di protezione previste per il Segnalante.
4. Le Fasi del processo di Segnalazione
Il processo di segnalazione si articola in 3 fasi differenti:
Di seguito la descrizione delle singole fasi.
4.1 Ricezione delle Segnalazioni
Le Segnalazioni possono giungere al Gestore per mezzo della piattaforma informatica predisposta dalla Società, ovvero per il tramite di comunicazione scritta o orale.
Il Gestore riceve le Segnalazioni esclusivamente per il tramite degli strumenti messi a disposizione dal Gruppo. Nessun’altra modalità di Segnalazione sarà ritenuta valida.
Segnalazioni per mezzo della piattaforma informatica
La Società ha implementato una specifica piattaforma informatica che è accessibile mediante il seguente link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/stiga.
Il link condurrà direttamente alla piattaforma informatica ove il Segnalante potrà accedere utilizzando un login e password a sua disposizione.
Per presentare una Segnalazione, il Segnalante dovrà compilare il form e seguire gli step previsti dalla piattaforma, inserendo tutte le informazioni che sono richieste.
Segnalazioni per mezzo di comunicazione scritta
Nel caso in cui il Segnalante non abbia accesso alla piattaforma ovvero il Segnalante non sia grado di accedere alla piattaforma, la Segnalazione potrà essere trasmessa con lettera raccomandata A.R. all'indirizzo della Società, Via del Lavoro, n. 6, 31033 Castelfranco Veneto (TV). In questo caso, il Segnalante avrà cura di inserire la Segnalazione in due buste chiuse: la prima contenente i propri dati identificativi unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento; la seconda con la Segnalazione; in modo da separare i propri dati identificativi dalla Segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore dei canali di segnalazione”, nella persona dell’Internal Auditor.
Segnalazioni con messaggio vocale
In alternativa, il Segnalante potrà chiamare il numero "+39 0423 450 912" e registrare la propria Segnalazione nella casella di segreteria telefonica a ciò dedicata e accessibile solo al Gestore.
4.2 Fase Istruttoria
La fase di istruttoria è gestita dal Gestore, secondo tempistiche predefinite:
Qualora la Segnalazione sia stata effettuata tramite piattaforma informatica, il Segnalante potrà monitorare in tempo reale lo stato dell’istruttoria. In caso di Segnalazione con lettera raccomandata, il Segnalante sarà avvisato circa lo stato dell’istruttoria (presa in carico, archiviazione e disposizione azioni) solo se la Segnalazione conterrà un recapito telefonico valido.
Valutazione preliminare
L’attività di verifica preliminare viene svolta dal Gestore il quale ha pieno accesso a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento del compito.
Qualora il Gestore rilevi la manifesta infondatezza della Segnalazione procederà ad una archiviazione d’ufficio della Segnalazione. Nel caso di Segnalazione generica, non contenente informazioni sufficienti per l’avvio di una indagine, il Gestore dovrà contattare il Segnalante, affinché fornisca maggiori dettagli.
Qualora non sia possibile contattare il Segnalante ovvero lo stesso non fornisca ulteriori dettagli entro quindici di calendario dalla richiesta, il Gestore procederà all’archiviazione della Segnalazione.
Fase di indagine
L’obiettivo della Fase di Indagine è quello di eseguire gli approfondimenti finalizzati ad accertare in modo oggettivo la fondatezza o meno dei fatti segnalati.
Si precisa che il Gestore, in caso di esigenza, potrà avvalersi della collaborazione di soggetti terzi in grado di coadiuvarlo nelle indagini.
4.3 Chiusura della segnalazione
Il Gestore, conclusa la fase di Indagine, procede alla chiusura della Segnalazione, classificandola come “Fondata” o “Non Fondata” e “Con azioni” o “Senza azioni”.
In caso di Segnalazione Fondata:
5. Tutela del Segnalante e divieto di ritorsione
Nel rispetto dei principi fondamentali in materia di protezione dei dati personali, quali quello di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito.
Sussiste l’obbligo di riserbo rispetto all’identità del Segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente.
Per rivelare l’identità del Segnalante devono sussistere due circostanze: (i) il consenso espresso dello stesso; (ii) una comunicazione scritta delle ragioni di tale rivelazione, e precisamente:
In nessun caso saranno tollerati o consentiti comportamenti Ritorsivi.
Il Segnalante non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, in conseguenza della propria Segnalazione. Sono misure ritorsive e/o discriminatorie non soltanto gli atti e provvedimenti ma ogni comportamento o omissione posti in essere nei confronti del Segnalante, volti a limitare e/o comprimere l’esercizio delle funzioni proprie del lavoratore in guisa tale da disvelare un intento vessatorio o comunque da peggiorare la situazione lavorativa.
In ogni caso, il Segnalante che ritiene di aver subito ritorsioni e/o discriminazioni, a causa della Segnalazione di illeciti effettuata, può denunciare all’ANAC tali misure ritorsive.
La Società tutela l'identità delle persone coinvolte, dei Facilitatori, delle persone menzionate nella Segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del Segnalante.
6. Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione.
Ogni trattamento dei dati personali viene effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D. Lgs. del 30 giugno 2003 n. 196 nonché di ogni altra previsione normativa applicabile in materia e nel rispetto delle procedure interne predisposte e adottate dalla Società.
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