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1. Lo scopo della procedura adottata dal Gruppo ed il suo campo di applicazione
In considerazione dell’introduzione dell’entrata in vigore del D. Lgs. 24/2023, STIGA S.p.A. (di seguito “Società”) ha implementato una procedura di Gruppo per la gestione del whistleblowing, in sostituzione di quanto previsto nel Modello Organizzativo (Rif. Par. 12.4 da pag. 43 a pag. 45), con l’obiettivo di minimizzare e ridurre il rischio di commissione di reati nello svolgimento delle attività che risultano potenzialmente più esposte (di seguito la “Procedura”).
In forza della Procedura, che istituisce il canale Whistleblowing, tramite accesso alla piattaforma disponibile al seguente link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/stiga, potranno essere segnalati:
• Violazioni al Codice Etico del Gruppo;
• Violazioni di leggi e regolamenti;
• Violazioni di provvedimenti delle Autorità;
• Violazioni al Modello 231 e alle procedure aziendali;
• Violazioni dei diritti umani;
• Comportamenti che arrechino danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, al Gruppo Stiga.
(di seguito, ciascuna la “Segnalazione”)
Non saranno oggetto di trattazione e di segnalazione:
• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato del decreto 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al decreto 24/2023;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.
2. I Destinatari della Procedura
La Procedura si applica nei confronti dei seguenti soggetti:
• Dipendenti del Gruppo e candidati all’assunzione;
• Collaboratori esterni del Gruppo;
• Clienti del Gruppo;
• Fornitori del Gruppo;
• Qualsiasi altro soggetto che intrattenga rapporti con il Gruppo.
(di seguito, ciascuno, il “Segnalante”)
3. Regole generali per la Segnalazione
Le Segnalazioni verranno ricevute e gestite da un soggetto debitamente nominato da parte della Società (di seguito, il “Gestore”), nel rispetto della specifica nomina e del relativo Regolamento istitutivo.
È data la facoltà al Segnalante di potersi far assistere nella presentazione della Segnalazione da un Facilitatore rispetto al quale verranno osservate le medesime misure di protezione previste per il Segnalante.
4. Le Fasi del processo di Segnalazione
Il processo di segnalazione si articola in 3 fasi differenti:
• ricezione delle Segnalazioni;
• fase istruttoria;
• chiusura della Segnalazione.
Di seguito la descrizione delle singole fasi.
4.1. Ricezione delle Segnalazioni
Le Segnalazioni possono giungere al Gestore per mezzo della piattaforma informatica predisposta dalla Società, ovvero per il tramite di comunicazione scritta.
Il Gestore riceve le Segnalazioni esclusivamente per il tramite degli strumenti messi a disposizione dal Gruppo. Nessun’altra modalità di Segnalazione sarà ritenuta valida.
4.1.1. Segnalazioni per mezzo della piattaforma informatica
La Società ha implementato una specifica piattaforma informatica che è accessibile mediante il seguente link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/stiga.
Il link condurrà direttamente alla piattaforma informatica ove il Segnalante potrà accedere utilizzando un login e password a sua disposizione.
Per presentare una Segnalazione, il Segnalante dovrà seguire i form e gli step previsti dalla piattaforma, inserendo tutte le informazioni che sono richieste.
4.1.2. Segnalazioni per mezzo di comunicazione scritta
Nel caso in cui il Segnalante non abbia accesso alla piattaforma ovvero il Segnalante non sia grado di accedere alla piattaforma, la Segnalazione potrà essere trasmessa a mezzo di lettera raccomandata A.R. indirizzata all’ufficio dell’Internal Auditor, Via del Lavoro, n. 6, 31033 Castelfranco Veneto (TV) in busta sigillata inserendo nella comunicazione e sull’esterno della busta la dicitura RISERVATO/CONFIDENZIALE. La busta dovrà essere sigillata con nastro adesivo (anche trasparente) in modo tale che le possibili aperture non possano essere alterate.
4.2. Fase Istruttoria
La fase di istruttoria è gestita dal Gestore, secondo tempistiche predefinite:
• entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore dovrà dare avvio all’istruttoria, svolgendo l’attività preliminare di valutazione della Segnalazione;
• l’istruttoria dovrà essere completata entro i 3 mesi che decorrono dalla data di ricezione della segnalazione.
Qualora la Segnalazione sia stata effettuata tramite piattaforma informatica, il Segnalante potrà monitorare in tempo reale lo stato dell’istruttoria. In caso di Segnalazione di lettera raccomandata, il Segnalante sarà avvisato circa lo stato dell’istruttoria (presa in carico, archiviazione e disposizione azioni) solo se la Segnalazione conterrà un recapito telefonico valido.
4.2.1. Valutazione preliminare
L’attività di verifica preliminare viene svolta dal Gestore il quale ha pieno accesso a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento del compito.
Qualora il Gestore rilevi la manifesta infondatezza della Segnalazione procederà ad una archiviazione d’ufficio della Segnalazione. Nel caso di Segnalazione generica, non contenente informazioni sufficienti per l’avvio di una indagine, il Gestore dovrà contattare il Segnalante, affinché fornisca maggiori dettagli.
Qualora non sia possibile contattare il Segnalante ovvero lo stesso non fornisca ulteriori dettagli entro quindici di calendario dalla richiesta, il Gestore procederà all’archiviazione della Segnalazione.
4.2.2. Fase di indagine
L’obiettivo della Fase di Indagine è quello di eseguire gli approfondimenti finalizzati ad accertare in modo oggettivo la fondatezza o meno dei fatti segnalati.
Si precisa che il Gestore, in caso di esigenza, potrà avvalersi della collaborazione di soggetti terzi in grado di coadiuvarlo nelle indagini.
4.3. Chiusura della segnalazione
Il Gestore conclusa la fase di Indagine procede alla chiusura della Segnalazione, classificandola come “Fondata” o “Non Fondata” e “Con azioni” o “Senza azioni”.
5. Tutela del Segnalante e divieto di ritorsione
Nel rispetto dei principi fondamentali in materia di protezione dei dati personali, quali quello di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito.
Sussiste l’obbligo di riserbo rispetto all’identità del Segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente.
Per rivelare l’identità del Segnalante devono sussistere due circostanze: (i) il consenso espresso dello stesso; (ii) una comunicazione scritta delle ragioni di tale rivelazione, e precisamente:
• nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
• o nei procedimenti instaurati in seguito a Segnalazioni interne o esterne laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
In nessun caso saranno tollerati o consentiti comportamenti Ritorsivi.
La Società tutela l'identità delle persone coinvolte, dei Facilitatori, delle persone menzionate nella Segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del Segnalante.
6. Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione.
Ogni trattamento dei dati personali viene effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D. Lgs. del 30 giugno 2003 n. 196 nonché di ogni altra previsione normativa applicabile in materia e nel rispetto delle procedure interne predisposte e adottate dalla Società.
